¿Cómo hacer una presentación profesional?
Una presentación profesional habla de nosotros mismos, desde que nos paramos frente al público. Se trata de una puesta en escena. El público presente será el receptor de nuestro mensaje y el presentador el emisor del mismo.
Y de todos los elementos presentes dependerá que este mensaje sea bien recibido o no. Por lo tanto, es pertinente tener en cuenta todos los elementos en juego para aprenderlos a utilizar, y que nuestra presentación se convierta en una puesta en escena de altura.
Tabla de Contenidos
Elementos básicos en una presentación profesional
Antes de entrar a hablar de las recomendaciones de los expertos, es pertinente refrescar nuestra memoria de cuando éramos niños y nos encontrábamos en la escuela primaria.
Fue en la escuela primaria donde nos enseñaron por primera vez a identificar todos los elementos inmersos dentro de la comunicación. El emisor, receptor, mensaje, canal, código, situación o contexto. Es decir:
El emisor será el encargado de emitir el mensaje
El receptor, quien lo reciba
El mensaje, será el contenido del mismo, sea este un correo electrónico, un WhatsApp o una presentación de diapositivas.
El canal, el medio mediante el cual el mensaje será transmitido. Este puede ser el celular, la computadora o un video beam, entre otros.
El código, corresponde al idioma (español, inglés…) o las imágenes en las que nos apoyaremos para transmitir el mensaje.
Situación o contexto, corresponde a cualquier situación de la vida diaria, o una situación elaborada y planificada como puede tratarse de una conferencia, una exposición en el trabajo o de tipo académica…
Si analizamos con detenimiento el protagonista de los elementos de la comunicación es el mensaje. Todo lo que va inmerso dentro de la comunicación es con el fin de transmitir bien el mensaje, y de que hagamos o no un buen uso de los elementos, dependerá de que ese mensaje sea bien transmitido o llegue de manera distorsionada.
Por lo que, si queremos hacer una presentación profesional de altura, tendremos que tener presente que el mensaje es el protagonista de principio a fin. Pueden existir las plantillas más sofisticadas para una presentación de PowerPoint, pero si hacemos un uso inadecuado de esta herramienta puede que nuestra presentación sea súper wao, pero, ¿llegó el mensaje?
Así que, todo cuanto vaya incluido en la presentación profesional desde el traje que llevamos puesto, nuestro tono de voz hasta el tipo de letra que habremos de utilizar en las diapositivas, serán elementos claves para que el mensaje sea bien transmitido. Trátese de una presentación presencial o un webinar.
Principios en una presentación profesional
Jürgen Klaric, uno de los autores y conferencistas considerado actualmente como uno de los diez especialistas en marketing más influyentes del mundo y en temas como antropología cultural, neuromarketing, entre otros. Nos presenta en su libro “Neuro Oratoria”, los principales principios que nos habla sobre el arte de la comunicación.
A lo largo de estos principios, explora sobre el mensaje, la comunicación no verbal, y por supuesto sobre las maneras más adecuada de hacer uso de la herramienta de PowerPoint, en las presentaciones profesionales.
El mensaje en la presentación profesional
“La preparación de lo que uno va a decir es la clave para el éxito de un orador” dicho por Jürgen Klaric.
¿Qué quiere decir esto?
Que la preparación es un punto fundamental para transmitir lo que queremos, es decir, si bien el arte de la improvisación es un recurso al que tendremos que apelar en caso de una situación imprevista, no quiere decir esto, que podemos darnos el lujo de no preparar con antelación nuestra presentación profesional, si queremos que esta tenga éxito. Para lo cual debemos tener presente el objetivo, es decir:
¿Qué es lo que queremos mostrarle al público?
¿De qué queremos convencerlo?
¿Cuál es la idea que queremos transmitir?
Estructura de la información
La estructura de la información dicho por el autor, no solo es lo que desees transmitir sino la estructura que le das a esa información. Es decir, a los argumentos sólidos que utilices para que esta sea fiable, y además te permita desarrollar el mensaje de la manera adecuada. Debe poseer por lo mínimo con los tres puntos principales de toda información:
- Introducción:
En la introducción se recomienda dejar claro, el objetivo que se pretende demostrar.
- Desarrollo:
En el desarrollo deberá tenerse claro la cantidad de la información (ni más ni menos), la calidad (información fiable), y la manera, que sea un mensaje claro y sin ambigüedades.
- Desenlace:
Este corresponde a la enseñanza que nos ha dejado la presentación. Aquí se determinará si se ha cumplido el objetivo.
La voz en la presentación profesional
La voz es nuestro principal instrumento de comunicación, trátese entonces, de una presentación presencial o una presentación online, debemos cuidar de nuestra voz para ese día. En esta jugarán ciertos elementos, como:
- El tono:
El tono es una de los elementos principales, este no podrá ser estridente pero tampoco muy bajo, las palabras deberán llevar su tonalidad apropiada ya que estas tienen su propia emocionalidad, por lo que no podrán sonar rígidas, sin sentido y sin ningún tipo de espíritu, ya que estas también tienen propia vida y hay que respetar el sentido de lo que dicen.
- La fluidez verbal:
La fluidez es otro de los elementos importante al momento de expresarse, nunca podrán atropellarse las palabras si quieren que estas se entiendan. Lo mejor es expresarse con claridad, sencillez y naturalidad.
- La correcta pronunciación de las palabras:
Otro punto muy importante, si hay palabras muy complejas en su pronunciación y, definitivamente no se puedan sustituir por otras, entonces hay que practicarlas con antelación, no dejarlo para última hora, recuerda que la atención está centrada en el orador.
La imagen en la presentación profesional
En este punto confluyen dos elementos de gran importancia, el cuerpo y la ropa. Tanto como lo que lleves puesto, así como la expresión corporal de tu cuerpo serán un factor determinante a la hora de expresarte.
La ropa en la presentación profesional
Has escuchado alguna vez, que: “si no sabes que ponerte, ponte un traje negro”. Pues bien, esto siempre ha funcionado, la sencillez del color negro y su elegancia natural te permiten desenvolverte con soltura dentro de un escenario.
Además de brindarte poder en el momento de expresarte sin ningún tipo de distracción visual por parte de tu audiencia. La sencillez es elegante y, a veces, menos es más cuando se trata del buen vestir, dicho por los expertos. Así que, a la hora de realizar una presentación profesional, recuerda, nada de extravagancias ni estridencias, a menos que de eso se trate la presentación.
El cuerpo en la presentación profesional
La expresión corporal de tu cuerpo hablará a la hora de tu presentación profesional, no puede ser un cuerpo muy rígido, pero tampoco con una postura descuidada. Acuérdate, la postura te dará poder o te lo restará.
Además, de la frescura y la naturalidad de tus movimientos. Permítele ser a tu cuerpo lo más libre posible en cuanto se pueda. Cuando eres natural y auténtico eso se transmite y le permite a tu audiencia conectar contigo. Recuerda, son tan humanos los que están sentados al frente del orador como el orador en sí.
Pero, para que esto sea posible, el orador deberá gozar de autoconfianza, que no es un camino fácil, pero tampoco imposible. Lo más importante es tener claro el mensaje que se quiere transmitir, un mensaje bien estudiado, meditado y congruente con tus propios valores. Sí tienes esto, tendrás más de la mitad del camino adelantado.
Ahora, en cuanto a la autoconfianza, existe mucha bibliografía nutrida en cuanto a la materia y autores que son referencia en la misma. La inteligencia emocional es un camino hermoso, que te permite ganar humanidad y conectar con los demás. Recuerda, el cuerpo es reflejo de lo que llevas dentro.
La presentación de Powerpoint en una presentación profesional
En este punto hay que ser muy cuidadoso, porque a menos que tu presentación profesional se trate de tecnología u otros productos en donde los colores estridentes son permitido o publicidad, entre otros, de ser así, obviamente podrás permitirte ciertas extravagancias.
Pero, no así en cambio, cuando lo que estás vendiendo es otro tipo de producto, la información es un producto. Por lo que, deberás tener claro que producto quieres llevar a tu audiencia. Como lo dijimos en puntos anteriores, el mensaje es el protagonista, nunca podemos perder eso de vista. Alrededor del mensaje confluyen todos los demás elementos.
A continuación, te daremos una especie de guía basada en el libro de Neuro Oratoria de Jürgen Klaric, para realizar una presentación profesional de PowerPoint. Recuerda que, las presentaciones de PowerPoint serán las encargadas de llevar el mensaje que pretendes transmitir o vender. Por lo que, de una buena presentación de PowerPoint, dependerá que se cumpla el objetivo.
La letra y el fondo
Fondo
Este autor recomienda el uso de fondo negro con letras blancas en algunas diapositivas. En base a sus investigaciones, el negro lanza los enunciados a un primer plano.
Y cada cuatro o cinco diapositivas introduce un fondo rojo, que hace que el cerebro despierte. Dado que como es un color de fuerza y actividad es muy bueno para resaltar ideas.
Luego de una serie de diapositivas de fondo negro, sigue con otras de fondo blanco, que, dicho por el autor, serán como hablar en voz baja, lo que transmitirá una especie de descanso y tranquilidad.
El autor enfatiza que es importante que exista al mismo tiempo un alto contraste entre el fondo de las diapositivas y el tipo de letra. Es decir, entre menor sea el contraste, los enunciados serán menos legibles. Recuerda, fondos oscuros con letras blancas y fondos blancos con letras negras. Además, hace una serie de recomendaciones:
Las letras rojas se leen mal, y si las pones sobre un fondo rojo se desvanecen.
No es conveniente combinar colores de igual intensidad, como rojo con verde, o verde con azul. De igual forma, no se recomienda con colores similares
Letra
La Helvética es una de las preferidas, dado que es una tipografía neutral, es decir, sin adornos. Es minimalista, con espacios en blanco y libre de ornamentos innecesarios, dicho por los expertos.
Por otra parte, Arial es una variante de la helvética, Microsoft la encargó en su momento con algunas variaciones lo que le permitió tener su propia versión de la fuente sin tener que pagar por su licencia.
Uso de infográficos
El autor en su libro, recomienda no saturar mucho las diapositivas de datos e imágenes que cargarán al cerebro en un determinado momento, desconectándolo de la información, sea por fatiga mental o estrés visual.
Por lo que recomienda ser de estas lo más sencillas posibles, con todos los principios antes recomendados. Dice en su libro, que el cerebro se desconecta cuando ve diapositivas con Excel o gráficas llenas de cifras y porcentajes.
Por lo que recomienda la típica gráfica circular (gráfica tipo tarta), que consiste en seleccionar una gráfica representativa del dato del cual se está hablando y dividirla según los porcentajes que se quiera presentar.
Uso de la metáfora
Según investigaciones realizadas y puestas en práctica por el autor, la metáfora es un recurso primordial en el uso del lenguaje, del cual no se puede abusar mucho, pero que bien utilizado nos encaminará perfectamente al objetivo. Que no es más que transmitir el mensaje.
Hay todo un estudio detrás del uso de la metáfora, muchos autores destacados han sabido hacer uso de esta y han sabido expresar a través de esta herramienta sus ideas, tal es el caso de José Ortega y Gasset, que decía: “La metáfora es probablemente el poder más fértil que posee el hombre”.
Conclusión
Finalizando el presente artículo, solo queda por decir que la presentación profesional hace parte del universo de la oratoria, y, por ende, si las presentaciones profesionales hacen parte o harán parte de nuestra vida, es conveniente iniciar este camino de aprendizaje rico en conocimientos.
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