Definición e importancia del Diagrama de Gantt
Para muchas personas el manejo de la información no siempre es una tarea sencilla, es por ello que existen diversas maneras de simplificar grandes cantidades de información, por ejemplo usando el diagrama de Gantt.
Para algunos esto terminó puede hacer algo nuevo pero en algunos casos puede conocerse como hoja de ruta, es usual escuchar este término en reuniones de lanzamiento de algún proyecto o cuando se quieren organizar entregas de pedidos.
Se trata de un recurso ampliamente utilizado por las empresas, para poder mantener toda la información a simple vista además de estar sintetizada y ordenada de manera idónea.
Si en algún momento te has tenido que enfrentar a lo que vendría siendo el diagrama de Gantt te encuentras en el sitio adecuado para ello ya que en este artículo, encontrarás toda la información necesaria al respecto.
Tabla de Contenidos
¿Qué es un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt consiste en una sistematización de información la cual es altamente usada en la gestión de proyectos.
Se trata de un gráfico de barras las cuales se encuentran orientadas de manera horizontal y se emplean para ilustrar los lapsos o el cronograma de un proyecto determinado.
Es una manera de poder ver con sencilla es la programación del proyecto y además permite ir ubicando los logros que se vayan alcanzando para poder determinar que falta o que se debe hacer para cumplir con la meta.
Cuando se realiza este tipo de diagramas es del proceso o también en caso de ser necesario una tarea determinada del proyecto que se está desarrollando. Permite que se pueda determinar con claridad el tiempo, los encargados y los tipos de tareas que se tienen que desarrollar.
De esta manera se puede manejar la información clara, sobre lo que se debe hacer lo que ella hizo y lo que se tiene que hacer.
Para muchos es una herramienta ideal ya que permite tener un panorama claro de lo que está ocurriendo con cualquier proyecto, de cualquier índole.
Este tipo de herramientas se pueden usar en plataformas digitales permitiendo, que todos aquellos que se encargan del proyecto puedan modificarlo conforme se vayan cumpliendo las metas establecidas.
¿De donde parte el diagrama de Gantt?
Para cualquier persona es importante saber de donde parten las metodologías que se van a implementar en los determinados trabajos o proyectos.
Es por ello que tener una idea más clara del origen del diagrama de Gantt permite que las empresas o las personas puedan evaluar si realmente esta técnica, los va a beneficiar o no.
Existen diversas versiones sobre el origen del diagrama la primera versión fue desarrollada por Karol Adamiecki, ya que ella fue la encargada de inventar algo llamado armonograma.
Karol publicó sus hallazgos tanto en ruso como en polaco lo que dificulta un poco el acceso para aquellos países de habla inglesa.
Henry Lurance Grantt Se encargó de presentar un gráfico muy similar al de Karol, con este proyecto lo que buscaba era vi civilizar la cantidad de tiempo que invertí a los obreros de una fábrica en una determinada tarea.
Desde ese momento ambos sistemas se han combinado para poder formar lo que se aplica en la mayoría de las gestiones de los proyectos, conocidos como el diagrama de Gantt.
Si bien su inicio fue con tareas pequeñas y específicas se pudo transformar en una forma muy difundida y popular, que permite dar seguimiento a los cronogramas de proyectos.
Teniendo en cuenta el origen de este diagrama y la popularidad del mismo es normal que simplemente en muchas empresas y también se puede ver con otro nombre, como lo es hoja de ruta.
Se denomina de esta forma ya que muestra de forma visual el camino o la ruta que va a seguir el proyecto o actividad en cuestión.
¿Cómo funciona el diagrama de Gantt?
En la actualidad gracias a la tecnología el diagrama de Gantt se puede usar en forma de un software inteligente que usualmente se consigue en línea. Éste permite que se puedan detectar, todas aquellas dependencias programar el trabajo y mantener todas las actividades en sus lapsos de tiempo.
La mayoría de los programas que se usan en la actualidad que ponen en marcha el diagrama de Gantt son herramientas que se emplean en la gestión de proyectos en la nube.
Permite que el equipo se pueda interrelacionar y que cada quien sepa qué actividades tienen que llevar a cabo, permitiendo que se saque adelante cualquier proyecto por más pequeño o grande que sea.
Una de las ventajas más grandes de la modalidad online es que se deja de la luz o de papel, lo que permite que se puede ir editando todo conforme se vaya culminando o ir añadiendo tareas conforme sean necesarias.
De esta manera se refleja la información de manera automática para todos y se puede estar el día con respecto a la actividad que se está llevando a cabo así facilita la colaboración entre todos los miembros del equipo.
Aspectos a tener en cuenta
Existen diversos elementos, que se deben tener en cuenta para poder llevar a cabo un diagrama de Gantt de manera correcta.
Dentro de ellos podemos encontrar:
Definición del periodo
El diagrama de gantt debe desarrollarse cuando se tiene un proyecto y se requiere una fecha de inicio y una fecha de finalización del mismo. Este diagrama puede ser visto como una manera de proyectar en el tiempo los pasos a seguir de una actividad con un momento de inicio y un momento de culminación.
Es importante tener en cuenta que muchas veces la fecha de finalización debe ser exacta por ello se tienen que seguir todos los pasos para garantizar que se cumplan con estos tiempos.
En algunos casos se implementa una fecha probable, esto es lo que busca en la mayoría de los casos es dar un margen de error a la hora de terminar el proyecto ya que puede existir inconveniente a lo largo del tiempo.
Pero contando con una fecha de inicio y una fecha de culminación, se busca que la mayoría de las personas se sientan comprometidos con lo que están desarrollando.
Tener tareas con fecha de inicio y finalización
Los diagramas de Gantt funcionan de forma más eficiente cuando se cuentan con las tareas divididas en un inicio y una finalización.
Éste tipo de diagramas cuentan con una serie de barras en estas barras se deben colocar la fecha de inicio para que se determine el momento en el tiempo en el que se llevó a cabo.
Para hacer este diagrama un poco más visual se pueden dividir las actividades en su tarea y estas también pueden contar hasta con horas de actividad.
Establecer la dependencia
En un proyecto que sea grande es importante tener tareas que no pueden empezar a trabajar dos al mismo tiempo o actividades que deben finalizar primero.
Es por ello que una de las mejores maneras de mantener un correcto funcionamiento de un proyecto es estableciendo la cantidad de personas y los lapsos de tiempo en las que éstos deben finalizar una actividad.
De esta forma cuando un equipo finaliza una actividad el siguiente comienza a trabajar, manteniendo en todo momento el orden del proyecto en cuestión.
Cuando se maneja un proyecto de esta manera todo funciona de manera más organizada y permite que la actives que se complementen entre sí puedan funcionar adecuadamente.
Identificar de forma clara los hitos
Es importante tener en cuenta que la mayoría de los diagramas de gran tamaño se visualizan muchas tareas juntos, pero no es logros se representan como puntos fijos en el tiempo. Es por ello que es necesario que los hitos se encuentren claramente dentro del diagrama y señalados en el momento que se lograron.
Éstos pueden ser vistos por algunas personas como las metas que se tienen que cumplir y la finalidad de la actividad que se está desarrollando en cuestión por cada miembro del equipo.
Cuando simplemente un software de este tipo es necesario verificar que se pueden colocar los logros separados de las actividades para que todo el equipo pueda manejar la información de manera adecuada.
Modificar el trabajo a medida que cambien los planes
Es normal que cuando se comience un proyecto existan muchas ideas sobre lo que se debe hacer por ello se desarrolla un cronograma y se planifica lo que se quiere lograr.
Pero no en todo momento esto es posible, por ello es necesario contar con la capacidad suficiente para poder adaptarse a los nuevos lineamientos por ejemplo mover la fecha de finalización o añadir más actividades.
Se debe tener en cuenta que los planes pueden cambiar de un momento a otro es por ello que cuando se cuenta con un software para diagramas de Gantt éste debe poder adaptarse a las necesidades.
Éstos son algunos de los elementos que se deben tener en cuenta para poder llevar a cabo un proyecto exitosamente y tener a todos los miembros del equipo trabajando codo a codo.
Así que si tienes dudas con poner en práctica este tipo de diagramas, estás en el momento correcto de implementarlo.
¿Cuáles son los beneficios de usar el diagrama de Gantt?
Es normal que tanto las empresas como las personas tengan dudas y ponen en marcha este tipo de diagramas en sus actividades o no.
Por lo que evaluar lo que se quiere lograr es lo primero que debe hacer todo líder o encargado de un equipo, teniendo una tabla clara es muy sencillo.
Es decir, si se tiene toda la información de lo que hay que realizar la disposición de todos los miembros del equipo cada quien puede ofrecerse a desarrollar una tarea o tendrán claro lo que debe hacer.
Por ello dentro de los beneficios de este diagrama podemos encontrar:
- Presenta de manera visual el plan y los lapsos de tiempo que se establecen para un proyecto, este se encarga de funcionar como una ruta que tienen que seguir los trabajadores y quién hará qué actividad además, de tener en claro cuándo deben realizarse.
- Hace posible que actividades que son muy grandes se pueden llevar a cabo, ya que si se trata de una iniciativa por ejemplo con dos equipos distintos se pueden organizar todos teniendo en claro el diagrama y actualizándose conforme se van cumpliendo con las actividades.
- Coordinar grupos de trabajo grandes, con frecuencia es normal que las personas se confunden con las actividades que tienen que realizar es por ello que si se encuentra tu numerado y visualmente claro resultará más sencillo que cada quien comprenda el papel que debe desarrollar.
- Hace posible estimar los cronogramas y también la carga de trabajo, ya que cuando se cuenta con grandes cantidades de personas en múltiples proyectos, es importante saber cuánto tiempo durará cada actividad y cuántas personas se necesita para cada uno, esto es una de las ventajas del diagrama de Gantt.
Todos estos elementos deben ser tomados en cuenta por las empresas y los líderes ante cualquier actividad, ya que permite la optimización de los recursos en todos los niveles.
Resulta de gran utilidad tener grupos determinados desarrollando actividades que sean su fuerte, además de conocer los lapsos de tiempo en los que estos deben encargarse de ellos para garantizar que todo el equipo esté trabajando de manera simultánea.
¿Quieres saber más sobre este tema?
Para aquellas personas que quieren desarrollarse en el mundo de los negocios, tienen una empresa o simplemente quieren ser buenos líderes, esta es una estrategia a tener en cuenta.
No se trata simplemente de elaborar un gráfico, sino de tomar en cuenta todos los elementos que van a formar parte del proyecto que se está desarrollando.
Es importante, tener en claro que en algunos casos pueden surgir imprevistos y las actividades deben modificarse pero siempre se debe tratar de cumplir con la fecha de finalización.
Teniendo en cuenta todos estos elementos y los beneficios y lo que es el diagrama grande es el momento de ponerlo en práctica en todas las actividades de tu vida.
Si quieres conocer más sobre este tipo de temas te invitamos a seguir leyendo nuestro blog ya que contamos con diversos post en otros temas que pueden ser también de tu interés.
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